Sistemas normalizados de gestión documental: ISO 30300. El valor de la certificación.

Os proponemos la lectura de un excelente artículo escrito por Manuela Moro Cabero titulado “Certificación de calidad en los archivos. Análisis y prospectiva“. Para abrir boca transcribimos algunos de los beneficios de la certificación de un sistema de gestión documental:

  • asegura el cumplimiento de los requisitos de gestión documental y de las expectativas de los usuarios y otras partes interesadas y afectados.
  • asegura la conformidad a un modelo de gestión de documentos normalizado y de reconocimiento internacional (ISO 30300)
  • permite acrecentar la cohesión de modelos de gestión (calidad, seguridad de la información, medio ambiente, etc.) mediante sus estrechas interrelaciones en materia de gestión documental.
  • predispone al Archivo, con sus revisiones y actualizaciones periódicas, a una continua aclimatación al cambio en los contextos productivos.
  • repercutirá sobre las competencias y desarrollo profesional del archivero así como sobre su grado de motivación y satisfacción.

CMIS,un estándar para el acceso homogéneo a datos de diferentes ECMs

Cuatro empresas desarrolladoras de software ECM (Enterprise Content Manager), o de gestión de contenido empresarial, están a punto de finalizar un estándar para acceder de una forma homogénea a sus contenidos.

Actualmente las instrucciones para buscar datos en sistemas como, por ejemplo, EMC Documentum, Alfresco  y Microsoft SharePoint son diferentes para cada sistema. Cada ECM tiene un formato de contenido propietario, los metadatos tiene un formato propietario y la API es propietaria.

CMIS podría simplificar esta problemática al ofrecer un único conjunto de protocolos que un desarrollador podría utilizar, independientemente del ECM.

Crónica sobre el evento de Interoperabilidad basada en el estándar abierto OpenDocument Format (ODF)

En el web “Somos libres” han publicado una crónica titulada “Los estándares abiertos evitan la discriminación digital” sobre el evento “ODF Plugfest Granada 2010“.

A continuación, resaltamos algunas frases de la crónica:

  • “…importantes responsables en materia de interoperabilidad de los gobiernos de España, Holanda y Bélgica, han debatido con los principales fabricantes de software del mundo sobre cómo mejorar el intercambio de documentos electrónicos.”
  • “…ha contado además con la participación de los principales fabricantes de software, como son OpenOffice, Microsoft Office, IBM Symphony, KOffice, Oracle StarOffice y Aspose, entre otros.”
  • “Los principales fabricantes muestran su compromiso con el formato OpenDocument.”
  • “Así, la empresa Microsoft ha prometido que implementará la nueva versión 1.2 de ODF en no más de 9 meses, tras ser aprobada ésta en ISO”
  • “Miguel Ángel Amutio Gómez, Jefe de Planificación y Explotación del Ministerio de la Presidencia español, fue el encargado de presentar el ENI, y concluyó que “el derecho de los ciudadanos a interactuar de forma electrónica con las administraciones implica al mismo tiempo el derecho de elegir las aplicaciones y los sistemas utilizados para ello, siendo necesario tomar medidas para evitar la discriminación.”
  • “…todos los contenidos, grabaciones y materiales técnicos generados serán puestos a disposición de todo el público en la web oficial del evento http://odf.cenatic.es

Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) y Esquema Nacional de Seguridad (ENS)

BOESe han publicado en el BOE número 25 del 29 de Enero de 2010 el Esquema Nacional de Interoperabilidad y el Esquema Nacional de Seguridad:

Odei participa en la creación de un sistema de intercambio de documentos entre empresas

ExchangeLa Diputación de Gipuzkoa y el Clúster Gaia han puesto en marcha una plataforma para el intercambio de documentos entre empresas, Gaia Net Exchange. El sistema se comercializará a través de una compañía de nueva creación de la que forman parte Aner Sistemas Informáticos, Informática 68, Ibermática, Igarle, CTI Soft, Odei, IDS Ingeniería de Sistemas, Webalianza, Grupo CIM-Sofinsa, Solmicro y Euskaltel.

Este proyecto de I+D+i tiene como objetivos más específicos los siguientes:

  • posibilitar el intercambio de datos e información automática entre distintos dominios tecnológicos
  • implicar dinámicas de trabajo para normalizar el intercambio de datos entre empresas y con la administración
  • promover y facilitar la participación de las empresas en nuevos proyectos tecnológicos sectoriales
  • promover el desarrollo de infraestructuras de apoyo y soporte al intercambio de datos universal
  • facilitar la cooperación interempresarial, intersectorial e interregional

Formatos de documentos exigidos en la Orden EHA/2784/2009

connect_to_networkMientras esperamos al al futuro desarrollo reglamentario de la Ley 11/2007, así como a los criterios que se determinen en el Esquema Nacional de Interoperabilidad previsto en el artículo 42 de dicha Ley, se ha publicado la “Orden EHA/2784/2009, de 8 de octubre, por la que se regula la interposición telemática de las reclamaciones económico-administrativas“.

La Orden inicia un proceso de adaptación progresiva de la tramitación de las reclamaciones económico-administrativas a la utilización de medios electrónicos y telemáticos que faciliten la actuación de los ciudadanos y mejoren la operatividad de las Administraciones intervinientes.

La disposición transitoria hace referencia a las especificaciones técnicas que se recogen en la Orden en su Anexo II, que son transitorias porque se ajustarán al futuro desarrollo reglamentario de la Ley 11/2007, así como a los criterios que se determinen en el Esquema Nacional de Interoperabilidad previsto en el artículo 42 de dicha Ley cuando sea publicado.

Reproducimos el Anexo II por que detalla los formatos concretos que exige esta ley:

ANEXO II

Especificaciones Técnicas

Obligatoriedad y publicación.–Estas especificaciones técnicas, que serán de obligado cumplimiento, serán publicadas en la sede electrónica de los Tribunales Económico-Administrativos. En caso de producirse la actualización tecnológica de cualquiera de estas especificaciones, la Presidencia del Tribunal Económico-Administrativo Central, previo informe de los órganos directamente afectados, dictará una Resolución aprobando las instrucciones precisas para la adaptación de los nuevos estándares que se adopten. Las nuevas especificaciones adoptadas se publicarán en la referida sede electrónica.

pdf1. Formato del documento de acuse de recibo de una interposición. Para las reclamaciones entre particulares el formato de acuse de recibo será el empleado por el Registro Telemático del Ministerio de Economía y Hacienda, en formato PDF. Para el resto de reclamaciones que deban presentarse en otros registros electrónicos, se deberá proporcionar un acuse de recibo en un formato accesible mediante herramientas de uso gratuito al alcance de todos los posibles usuarios.

2. Para la presentación electrónica de reclamaciones económico-administrativas entre particulares, se utilizarán los sistemas de identificación y firma admitidos en el Registro Telemático del Ministerio de Economía y Hacienda, que estarán publicados en la sede electrónica de los Tribunales Económico-Administrativos. Las páginas de internet o registros electrónicos de los organismos autores de actos impugnados que admitan la interposición por vías o medios electrónicos de reclamaciones económico-administrativas deberán indicar igualmente los sistemas de identificación y firma, y, en su caso, los certificados admisibles para la presentación por vías o medios electrónicos, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15.2 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.

3. Estructura de un expediente electrónico. A los efectos del intercambio de expedientes electrónicos, cuando la complejidad del expediente lo aconseje, es característica necesaria que los documentos estén organizados dentro de una estructura en árbol que permita que dichos documentos puedan estar incluidos en carpetas que faciliten la localización y el acceso a los mismos. Tanto los documentos como las carpetas se etiquetarán con un nombre descriptivo de su contenido. El expediente electrónico debe ir foliado mediante un índice electrónico conforme a lo establecido en el artículo 32 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos. Este índice es el primer documento del expediente electrónico y debe contener la relación ordenada de documentos incluidos en el expediente.

4. Formato de los documentos de un expediente electrónico. Se utilizarán formatos estándares de uso común que sean acordados por la Administración remitente y por los Tribunales Económico-administrativos.

scannerPara los documentos en papel que sean digitalizados se consideran formatos estándares de uso común los siguientes: ISO 19005 (PDF/A), PNG, JPEG 2000, PDF 5.0 o superior y TIFF 6.0 o superior.

pdfpngjpegtiff

5. A efectos de la digitalización de documentos en soporte papel se deberá utilizar un software de procesamiento de imágenes que garantice que la imagen resultante permita la misma legibilidad que el documento papel. La imagen deberá tener una resolución mínima de 200×200 ppp.

6. Sistema de Intercambio electrónico basado en servicios web para la remisión o puesta a disposición de los expedientes electrónicos.

xml6.1 Formato de los ficheros de intercambio. Los ficheros para el intercambio de expedientes electrónicos serán en formato XML.

6.2 Formato de huella digital de documentos. Se utilizará como mínimo el estándar SHA-1.

6.3 El acceso a los diferentes servicios para la puesta a disposición y remisión electrónica de expedientes electrónicos, se realizará preferentemente a través del Sistema de Aplicaciones y Redes para las Administraciones Públicas. En dicho acceso se utilizará el protocolo seguro SSL.

6.4 Los servicios para la puesta a disposición e intercambio electrónico de Expedientes Electrónicos presentarán interfaces automatizadas de servicios web, conforme al estándar WSDL 1.0 del W3C o superior. La codificación de los mensajes se realizará de acuerdo al estándar UTF-8 o al estándar ISO-8859-15.

6.5. Formato de Firma Electrónica Avanzada de los mensajes. El formato utilizado será XMLDSIG con extensiones XADES BES versión 1.3.2 o superiores.

6.6 La petición, aviso y acuse del recibo de todo expediente electrónico quedarán registrados en los registros electrónicos de los Organismos proveedor y destinatario. Para el intercambio de datos registrales se utilizará la especificación SICRES.

6.7 El proceso de puesta a disposición de un expediente electrónico podrá desagregarse en las fases que el órgano autor del acto impugnador y los tribunales económico-administrativos acuerden para el mejor funcionamiento del sistema.

6.8 En los supuestos excepcionales de documentos con un tamaño tan grande que haga inviable la recuperación por vías o medios electrónicos se podrá concertar otra modalidad de recuperación de los documentos.

7. Remisión electrónica de expedientes basado en otros medios. Las administraciones intervinientes acordarán la utilización de sistemas de cifrado y firma que garanticen la autenticación, integridad y confidencialidad de la remisión de expedientes electrónicos.

Odei en el “Alfresco Madrid Meetup”

alfrescoAcabo de llegar del “Alfresco Madrid Meetup”. Ha sido un evento mutitudinario al que han asistido unas 200 personas.

Las presentaciones han sido interesantes para tener una visión global del producto.

Welcome, Alfresco & ECM Market Update (John Powell, Alfresco): Introducción al producto y su contexto.

Product Strategy/Roadmap and Q&A (Paul Hampton, Alfresco): Presente y futuro del producto.

International Open Source Software Outlook (Manuel Velardo, Cenatic): Amena presentación sobre el estado del arte del software de fuentes abiertas.

Developing Applications on Alfresco (Pablo Santiago & Pablo de la Hera, CSC): Presentación práctica del producto.

TRACK 1 Non-Technical Track

Master Class: Records Management Trends & Usage Best Practices (Paul Hampton, Alfreco): Presentación teórica de lo que es un RM.

Master Class: Alfresco Best Practices (Toni de la Fuente, Intecna): Detallada y útil presentación sobre  consejos relativos al desarrollo y arquitectura técnica.

TRACK 2 Technical-Deep Dive Track

Master Class: Getting Started with CMIS (Gabriele Columbro, Alfresco): Me coincidía con TRACK 1. Pero este tema de CMIS (Content Management Interoperability Services) es prometedor.

Master Class: Customizing Alfresco Share (Mike Hatfield & Will Abson, Alfresco): Me coincidía con TRACK1.

En próximos artículos os comentaré aspectos interesantes del curso.